Folios para Actas de Calificaciones
Última actualización
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El apartado de generación de folios para las actas de calificaciones es clave dentro del módulo de generación de documentos de MindBox. Este espacio permite la asignación y control de folios oficiales necesarios para emitir actas de calificaciones correspondientes a niveles de licenciatura, posgrado y residencias profesionales. Su funcionalidad asegura que cada acta cuente con un identificador único, indispensable para garantizar la trazabilidad, autenticidad y formalidad de los documentos académicos. De esta forma, la herramienta centraliza y simplifica la gestión de folios, contribuyendo a un manejo eficiente y estandarizado de las actas dentro de la institución educativa.
Para generar los folios para las actas de calificaciones, nos dirigimos al menú Documentos > Calidad > Folios para actas.
Antes de llevar a cabo la generación de folios es importante considerar varios aspectos:
Para garantizar que las actas de calificaciones estén correctamente foliadas, es indispensable que los folios correspondientes sean generados antes de que los docentes envíen las calificaciones de sus estudiantes al Departamento de Servicios Escolares y procedan a emitir las actas de calificación desde su perfil docente.
En caso de que se desee que los números de folios sean consecutivos entre periodos, es fundamental realizar una búsqueda previa de los folios ya generados, con el fin de identificar cuál fue el último folio asignado. Si no se requiere esta continuidad, la búsqueda puede omitirse.
Es recomendable que los folios sean generados por periodo en una sola ocasión y por tipo de folio utilizando el formulario correspondiente. Esto evita conflictos que puedan surgir si algunos folios se generan de forma manual y otros a través del formulario, ya que este último sobrescribirá los datos previamente ingresados, lo que podría alterar los números de folio originalmente asignados. Este proceso asegura una correcta secuenciación y evita inconsistencias en la numeración de las actas de calificaciones.
Para llevar a cabo la búsqueda de los folios ya generados, con el fin de identificar el último folio asignado y tener continuidad en la secuencia, se utilizará el formulario que se muestra al acceder a este apartado. Los campos a utilizar en el formulario son los siguientes:
Periodo: en este campo se seleccionará el periodo escolar anterior en caso de que aún no se haya generado ningún folio para el periodo en curso.
Tipo de folio: en este campo se elegirá la opción del folio de interés para las actas de calificaciones de licenciatura, maestría, doctorado, o bien, para las de residencia profesional.
Una vez que se ingresaron los datos correspondientes, se seleccionará el botón Filtrar.
Esta selección, mostrará un listado con los folios de las actas de calificaciones generados para el periodo en cuestión. Este listado incluye información clave para identificar cada acta, su asignatura, el grupo de estudiantes, y el docente responsable, facilitando así la gestión y el seguimiento de los folios emitidos. A continuación, se describen los campos principales de la tabla:
ID: es un identificador único asignado a cada acta de calificaciones generada. Este campo permite diferenciar cada registro de forma específica.
Tipo de Grupo: indica el tipo de grupo académico al que corresponde la asignatura, como G si es un grupo de materia regular, o R si es un grupo de residencia profesional. Esto permite clasificar los grupos según su naturaleza académica.
Materia: muestra la clave y el nombre completo de la asignatura asociada al folio de la acta de calificaciones. Este campo identifica claramente la asignatura para la que se generó el folio.
Grupo: indica el grupo académico al que pertenece la materia. Este dato facilita la ubicación del grupo dentro del contexto educativo.
Inscritos: este campo especifica la cantidad de estudiantes inscritos en el grupo correspondiente a la materia. Es útil para verificar el tamaño del grupo.
Paralelo de: este campo contiene la clave de la materia y del grupo del cual es paralelo, si es que la materia posee un grupo paralelo.
Profesor: muestra el nombre completo del docente responsable de la materia. Este campo permite identificar al encargado de la asignatura y, por ende, del acta de calificaciones.
Folio acta: indica el número de folio asignado a la acta de calificaciones. Este número es único para cada registro y permite rastrear el documento en la plataforma.
Es importante mencionar que el listado se muestra de forma descendente, ya que los identificadores en el campo Folio_acta comienzan desde un número mayor (MB1231137) y disminuye progresivamente en cada fila. Lo cual indica que el número de folio que se encuentra en la primera fila del listado es el que proporcionará el dato del número consecutivo para el siguiente folio del acta de calificación.
Cabe mencionar que el formato del folio del acta sugerido es el siguiente: dos o tres dígitos para el número de la institución, dos dígitos del año, el número consecutivo, un guión "-" y una letra. Por ejemplo en el folio de la imagen anterior MB1231137-F indica que el número de la institución es el MB1, que el folio se generó para las actas de calificaciones del año 2023 y que su número consecutivo es el 1137. Por lo tanto, el folio inicial para las actas de calificaciones del siguiente periodo debe ser 1138.
Para llevar a cabo la generación de los folios de las actas de calificaciones del periodo en curso, se realizará la selección de los datos correspondientes en el formulario. Los campos a seleccionar son los siguientes:
Período: este campo permite seleccionar el período académico para el cual se generarán los folios.
Tipo de Folio: define el tipo de actas para las cuales se están generando los folios. Esto asegura que los folios correspondan a la categoría adecuada. Dentro de las opciones disponibles se encuentran los siguientes: licenciatura, maestría, doctorado y residencias profesionales.
Folio Inicial: indica el número con el cual comenzará la numeración de los folios. Este campo es importante para mantener el consecutivo de los folios entre los periodos, o bien, entre las actas de un mismo periodo. En caso de que se requiera mantener el consecutivo entre periodos, aquí se debe ingresar el dato del folio inicial obtenido de la búsqueda del último folio. De acuerdo al ejemplo proporcionado anteriormente, en este campo se ingresaría el número 1138.
Carácter final del folio: este campo se utiliza para agregar un sufijo o carácter distintivo al final de cada folio, según las necesidades de identificación institucional.
Una vez que se llenaron los campos con la información correspondiente, se seleccionará el botón Generar folios.
Esta selección mostrará el listado de los folios generados para las actas de calificaciones del periodo seleccionado.
MindBox permite descargar el listado de folios de actas de calificaciones que se han registrado en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Se puede filtrar la información por periodo escolar principalmente y por tipo de folio. Una vez ingresada la información en los campos requeridos, se seleccionará el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de los folios de actas de calificaciones generados junto con la siguiente información: el identificador único, el tipo de grupo académico al que corresponde la asignatura (G si es un grupo de materia regular, o R si es un grupo de residencia profesional), el periodo escolar (cuatro dígitos para el año y un dígito para denotar si es el periodo enero-junio (1), verano(2) o agosto-diciembre(3)), la clave de la materia, el grupo académico al que pertenece la materia, la cantidad de estudiantes inscritos en el grupo correspondiente a la materia, el número de folio asignado a la acta de calificaciones, la clave de la materia y del grupo del cual es paralelo (si aplica), nombre completo y abreviado de la materia, nivel escolar al que pertenece la materia, clave del programa académico, el año de la retícula asociado al programa, el nombre del programa académico, y el RFC y nombre completo del docente responsable de la materia.
MindBox permite llevar a cabo la modificación o actualización de los folios de las actas de calificaciones de forma individual o en bloque a través de un archivo CSV.
Para actualizar los folios de las actas de calificaciones de manera individual, se seleccionará el botón Editar de la fila correspondiente al folio a modificar.
Esta selección mostrará otra pantalla en la cual se podrá llevar a cabo la modificación del folio.
Nota: el formato sugerido para el folio del acta sigue una estructura específica que garantiza uniformidad y claridad. Este formato está compuesto por: el número de identificador de la institución tecnológico, seguido de los dos últimos dígitos del año en curso, un número consecutivo de cuatro dígitos que identifica el acta de manera única dentro del periodo, un guion medio ('-') como separador, y finalmente una letra que distingue o categoriza el folio según las necesidades de la institución.
Es importante señalar que el tamaño máximo permitido para el folio es de 12 caracteres, lo que asegura su compatibilidad con la plataforma y documentación oficial.
Una vez realizada la modificación del folio, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si el folio se actualizó de forma correcta.
Para actualizar los folios de las actas de calificaciones en bloque o de forma masiva, es necesario contar primero con un archivo CSV. Este archivo debe contener las siguientes columnas en el orden siguiente: el ID asignado a cada acta de calificaciones, el tipo de grupo (G si es un grupo de materia regular, o R si es un grupo de residencia profesional) y el folio con un máximo de 12 caracteres.
Una forma de generar este archivo, es a través de una hoja de cálculo de Excel. En esta hoja de cálculo se ingresarán los datos como se mencionó anteriormente, y al momento de guardar el archivo se deberá seleccionar la opción Valores separados por comas (.csv). También es posible generar este archivo en cualquier editor de texto, siguiendo la misma estructura, pero con los valores separados por comas.
Una vez que se tiene el archivo CSV con la información requerida, se seleccionará el botón Subir folios del formulario.
Esta selección mostrará un nuevo formulario que permite actualizar los folios para las actas de calificaciones mediante la carga de un archivo CSV con la información necesaria. A continuación, se describen los campos del formulario:
Periodo escolar: este campo permite seleccionar el periodo académico al que pertenecen los folios que se desean actualizar. Es fundamental para identificar el contexto temporal en el que se aplicarán los cambios.
Archivo CSV de folios: este campo permite cargar un archivo en formato CSV que contiene la información específica necesaria para actualizar los folios. El archivo debe incluir el ID asignado a cada acta de calificaciones, el tipo de grupo y el folio del acta.
Una vez que el archivo CSV se cargue en la plataforma, se debe seleccionar el botón Cargar.
Con esta selección, la plataforma indicará si se han cargado los folios correspondientes y que se verifique que se haya realizado correctamente.
Para verificar que se haya realizado la actualización de los folios correctamente, se volverá al formulario principal del apartado y se realizará la búsqueda de los folios que se han cargado.
