Asignación de Roles
Asignación de roles de usuario dentro de MindBox
Los roles son conjuntos de permisos que, al ser asignados a un usuario, le otorgan acceso a determinadas funciones dentro de la plataforma. Cada rol corresponde a opciones específicas del menú, por lo que al asignar un rol a un usuario, este podrá visualizar y acceder a esas opciones desde su cuenta. Esta configuración es clave para garantizar la seguridad, eficiencia y personalización de la plataforma, asegurando que cada usuario solo interactúe con las funciones que le corresponden, de acuerdo a sus responsabilidades dentro de la institución.
En este contexto, la asignación de roles a un usuario es un proceso crucial al configurar la plataforma MindBox, ya que permite controlar de manera precisa qué áreas y funcionalidades estarán disponibles para cada usuario. En este apartado, se definen los niveles de acceso, permitiendo a los usuarios realizar acciones específicas según su rol.
Es importante destacar que únicamente el administrador de la plataforma tiene la facultad de asignar roles a los usuarios. Esta responsabilidad exclusiva garantiza que cada usuario reciba los permisos apropiados y pueda acceder únicamente a las funciones y áreas de la plataforma que le corresponden según su rol. Al centralizar esta función, se refuerza la seguridad y se asegura que el uso de la plataforma sea controlado y coherente con las responsabilidades de cada usuario, contribuyendo así a mantener la integridad y el correcto funcionamiento de la plataforma.
Cabe mencionar que, antes de proceder con la asignación de roles a un usuario, es imprescindible haber registrado previamente dicho usuario en la plataforma. Si deseas obtener más detalles sobre el proceso de registro de usuarios, te recomendamos consultar la sección correspondiente: Gestión de usuarios.
Asignación de roles
Una vez que se ha registrado un nuevo usuario en MindBox, se podrá iniciar sesión en la plataforma utilizando el nombre del usuario y la contraseña registrada en la plataforma. Al ingresar, solo podrá tener acceso a tres opciones en el menú: inicio, opciones y ocultar menú.
Para que este nuevo usuario pueda realizar diferentes acciones en MindBox, será necesario llevar a cabo una asignación de sus respectivos roles y permisos, con los cuales podrá acceder a los menús de la plataforma que le corresponden.
Para llevar a cabo la asignación de roles al usuario, se debe iniciar sesión como administrador y dirigirse al menú Personal > Usuarios > Roles y permisos.
Una vez que se accedió a este apartado, será necesario realizar la búsqueda del usuario a asignar los roles correspondientes a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario en cuestión, se seleccionará el botón Roles.
Al seleccionar esta opción, se mostrará otra pantalla con dos secciones. En la primera se podrán visualizar los datos generales de la cuenta a realizar la asignación, mientras que en una segunda sección se mostrará un formulario que permitirá asignar los roles que se desean habilitar para el usuario en cuestión.
Para comenzar con la asignación de roles, se navegará a través de las diferentes pestañas correspondientes a las categorías de roles disponibles. A medida que se explore cada categoría, se desplegarán los distintos roles asociados a cada una. Para asignar un rol a un usuario, simplemente se marcará el recuadro junto al rol que se desea habilitar, asegurando que se adapte a las funciones y responsabilidades de dicho usuario.
Para este ejemplo se marcarán algunos de los roles de la categoría de Escuela y Cursos.
Una vez marcados los roles requeridos, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si los roles del usuario se han guardado correctamente y el usuario podrá tener acceso a las opciones del menú correspondientes a los apartados seleccionados cuando acceda a su cuenta en MindBox.
Nota: una vez asignados los roles, es necesario que el usuario en cuestión cierre sesión y vuelva a ingresar para que se puedan visualizar correctamente los apartados correspondientes a los roles asignados.
A continuación, se presenta la cuenta del usuario con los roles previamente asignados en el ejemplo proporcionado.
Desactivación de roles
Para remover los roles asignados a un usuario será necesario realizar la búsqueda del usuario a remover su asignación de roles a través del formulario, o bien, navegando en el listado de los mismos. Una vez que se tiene el usuario en cuestión, se seleccionará el botón Roles.
Esta selección mostrará nuevamente el formulario de asignación de roles que permitirá desmarcar los roles que se desean desactivar para el usuario en cuestión.
Una vez desmarcada la casilla correspondiente al rol que se requiere retirar, se seleccionará el botón Guardar. Con esta acción el usuario dejará de visualizar las opciones del menú que hayamos desmarcado.
Ejemplo de asignación de roles
A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se pueden asignar roles en MindBox, agrupados por departamentos para facilitar una mejor organización de las actividades que desempeñan los usuarios. Es importante señalar que este es solo un modelo de referencia y no implica que tu institución deba seguir esta estructura.
MindBox ofrece total flexibilidad para definir los roles de cada usuario según las necesidades específicas de la institución. Además, es importante destacar que la asignación de roles es una tarea exclusiva de la persona o equipo encargado de administrar la plataforma dentro de la institución, garantizando que los usuarios tengan acceso adecuado y seguro a las herramientas y secciones correspondientes.
1. Departamento de Desarrollo Académico
Departamento usualmente enfocado a apoyar a individuos en su paso por el rol de aspirantes y estudiantes de nuevo ingreso, con la capacidad de establecer la comunicación de la institución entre el aspirante en su posible nuevo ingreso a la institución.
2. Departamento de División de Estudios
Departamento usualmente enfocado a la creación de grupos, asignación de horarios y aulas a los mismos y a crear bloques para los nuevos ingresos (para una asignación más rápida), auxilia y da seguimiento a la reinscripción de estudiantes, selección de materias, en caso de que se requiera puede dar autorizaciones.
3. Jefes de Academia
Departamento usualmente enfocado al seguimiento y apoyo al rendimiento docente, tanto en puntualidad, como en cumplimiento del mismo en los objetivos académicos.
4. Departamento de Recursos Humanos
Departamento usualmente enfocado al control y gestión administrativo del personal académico y/o administrativo, ya sea en horario, encuestas, asignación de algún ID laboral (Institucional o gubernamental, plazas en algunos casos), organización departamental y de organigrama.
5. Departamento de Servicios Escolares/Control Escolar
6. Departamento de Recursos Financieros
Video Tutorial
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo asignar diferentes roles a cada usuario creado en MindBox, lo que permite limitar su acceso a ciertas funciones y áreas de la plataforma. Además, te mostramos cómo quitar estos roles en caso de que sea necesario, permitiendo ajustar los permisos de cada usuario según sus necesidades.
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