Gestión de Estudiantes
Última actualización
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La gestión de los datos generales, sociales y académicos de los estudiantes es esencial para asegurar un entorno educativo bien organizado y eficaz. MindBox facilita esta tarea a través de su robusto apartado de gestión de estudiantes, que permite al personal autorizado acceder y actualizar información de manera rápida y precisa. Además, se pueden gestionar datos generales como nombres y fechas de nacimiento, datos sociales que incluyen el entorno familiar, datos personales como direcciones y contactos, y datos académicos que abarcan desde el historial de calificaciones hasta información adicional sobre la titulación del estudiante.
Para llevar a cabo la administración de la información de tus estudiantes, nos dirigimos al menú Estudiantes > Gestión > Datos de estudiantes.
Al acceder al apartado de datos de estudiantes, se mostrará un formulario en el cual al ingresar la información correspondiente de alguno de los campos siguientes se podrá realizar la búsqueda de algún estudiante en específico, o bien, a un conjunto de estudiantes que cumplan con las características de los campos seleccionados:
Periodo inscritos: al seleccionar este campo, se permitirá especificar el periodo escolar en el cual el estudiante se encuentra inscrito actualmente o en el cual se desea realizar la búsqueda.
Programa académico / Retícula: en este campo se seleccionará la carrera o retícula a la cual pertenece el estudiante que se desea buscar.
Número de matrícula: este campo corresponde al número único de identificación del estudiante dentro de la plataforma y del sistema educativo. Es un campo importante a seleccionar para identificar de manera precisa al estudiante en cuestión.
Nombre(s): este campo permite ingresar el nombre o nombres del estudiante que se desea buscar. Es otro campo importante a seleccionar para identificar de manera precisa al estudiante en cuestión.
Apellido paterno y materno: estos campos se utilizan para ingresar los apellidos del estudiante. Es importante proporcionar al menos el apellido paterno junto con el nombre en su respectivo campo para realizar una búsqueda más precisa.
Género: en este campo se seleccionará el género del estudiante que se desea buscar, el cual puede ser Femenino o Masculino, o bien, seleccionar la opción Cualquiera, en caso de que se requiera realizar la búsqueda sin importar su género.
Estatus: al seleccionar este campo, se permitirá especificar el estatus en el cual el estudiante se encuentra actualmente.
Grado: este campo corresponde al número del semestre o ciclo en el que se encuentra el estudiante.
Campus: en este campo se seleccionará el campus al cual pertenece el estudiante que se desea buscar. O bien, seleccionar la opción Cualquiera, en caso de que se requiera realizar la búsqueda sin importar el campus al que pertenece.
Por debajo del formulario se podrá visualizar por defecto un listado de estudiantes que se han ido registrando en la plataforma. En este listado será posible observar la siguiente información de cada uno de los estudiantes: número de matrícula, nombre completo y CURP del estudiante, programa académico al que pertenece con el respectivo año de retícula y modalidad, el género, el estatus en el que se encuentra en el periodo, el grado que se encuentra cursando o por cursar y el nombre del campus (si es que tu institución los maneja).
Además, la plataforma brinda la posibilidad de acceder a la impresión de la credencial física, a los datos generales, sociales y académicos, y al historial de calificaciones del estudiante, así como también la posibilidad de clonar el registro del estudiante, o bien, eliminarlo de forma individual.
Filtrar y descargar listado de estudiantes
MindBox permite descargar el listado de estudiantes que se han registrado en la plataforma de manera completa, o bien, filtrar y descargar solo los registros necesarios.
Se puede filtrar la información por periodo inscrito, programa académico con su respectiva retícula, número de matrícula, nombre y apellidos del estudiante, género, estatus, grado y campus. Además, la información puede ser ordenada por número de matrícula, nombre(s), programa académico, estatus, grado escolar o campus. Una vez ingresada la información en los campos requeridos, se seleccionará el botón Filtrar y posteriormente el botón Descargar. Esta acción descargará la lista de los estudiantes registrados que cumplan con las características de los campos seleccionados.
Nota: es importante tener en cuenta que la cantidad de registros por archivo que puede descargar tu institución tiene un límite. Por lo que si aparece un mensaje como el siguiente al realizar una descarga de información, será necesario que se refine la búsqueda haciendo uso de los campos formulario de filtrado. De esta manera al reducir el número de registros que se descargarán, la plataforma permitirá la descarga.
La plataforma descargará un archivo .XLSX en el cual se encontrará el listado de los estudiantes con sus respectivos datos generales, sociales y académicos tales como el número de matrícula, nombre completo del estudiante, CURP, fecha de nacimiento, género, estado civil, nacionalidad, si su nacionalidad es extranjera, número de teléfono, correo electrónico, dirección completa del estudiante, unidad y clave médica, nombre del tutor, tipo de sangre del estudiante, un número de teléfono de contacto del padre o tutor, estado de procedencia, si posee alguna discapacidad, si pertenece a una comunidad indígena, si habla alguna lengua indígena, clave del programa académico, clave de la retícula, nombre del programa académico, clave de la especialidad, nombre de la especialidad, estatus actual del estudiante, grado, campus, clave del periodo de ingreso, nombre del periodo de ingreso, clave del último periodo cursado, nombre del último periodo cursado, clave del periodo del estatus del estudiante, nombre del periodo del estatus del estudiante, número de créditos cursados, número de créditos aprobados, promedio del certificado, promedio aritmético y promedio del último periodo.
Nota: es importante recordar que debido a que la mayoría de ésta información es proporcionada por los estudiantes durante su proceso de nuevo ingreso, al realizar la descarga de este archivo a través de la plataforma es probable que posea campos sin información.
Cuando se requiere dar de alta a un estudiante sin que éste pase por todo el proceso de nuevo ingreso como por ejemplo en un traslado o un cambio de carrera. Se puede llevar a cabo su registro a través de este mismo apartado de gestión de datos de estudiantes. Para ello, se seleccionará el botón Nuevo estudiante del formulario Gestión de datos de estudiantes.
Con ello, se mostrará un nuevo formulario donde se deberá ingresar la información del estudiante en los siguientes campos de datos:
Fotografía: se seleccionará un archivo de imagen con la foto personal del estudiante, la cual se sugiere que sea de frente, con el rostro reconocible, de forma que sea utilizada como identificación en la institución.
Matrícula*: se ingresará un identificador único que servirá para llevar un control y registro específico de cada estudiante dentro de la plataforma e institución. Es importante tener en cuenta que este identificador debe ser único y que no se podrá modificar después de guardar la información.
Nota: en muchas instituciones educativas, se utiliza un sistema de matrícula que incluye letras además de números para diferenciar y categorizar a los estudiantes según ciertos criterios específicos, como por ejemplo para indicar el estatus de su inscripción se puede incluir el siguiente código de identificación:
B para traslados.
C para convalidaciones.
M para maestría.
D para doctorado.
P para posgrado
A para sistema abierto.
CURP*: se ingresará la Clave Única de Registro de Población (CURP) del estudiante. Es importante tener en cuenta que el CURP debe ser único a menos de que el número de control comience con una letra que indique que es convalidación, traslado, etc.
Nombre*: se ingresará el nombre o los nombres del estudiante.
Apellido Paterno*: se ingresará el apellido paterno del estudiante. En caso de no contar con un apellido paterno, se sugiere ingresar el apellido materno en este campo de manera que la plataforma permita su registro.
Apellido Materno*: se ingresará el apellido materno del estudiante. En caso de no contar con un apellido materno, será posible dejar este campo vacío.
Fecha de nacimiento*: se ingresará o se elegirá del calendario desplegable la fecha de nacimiento del estudiante.
Género*: se seleccionará de la lista desplegable el genero del estudiante, el cual puede ser masculino o femenino.
Estado civil*: se seleccionará de la lista desplegable el estado civil del estudiante, el cual puede ser soltero(a), casado(a), viudo(a), divorciado (a) o unión libre.
Nacionalidad*: se seleccionará de la lista desplegable la nacionalidad del estudiante, la cual puede ser mexicana o extranjera.
Especificar nacionalidad: en caso de que el estudiante no sea mexicano, se deberá especificar su nacionalidad.
Teléfono: se ingresará el número de teléfono del estudiante.
Correo electrónico: se ingresará el correo electrónico del estudiante.
Carrera/Retícula*: se seleccionará de la lista desplegable la carrera con su respectiva retícula a la que pertenecerá el estudiante.
Especialidad: este campo de un inicio no podrá ser modificado por lo que aparecerá con la opción ninguna.
Plan de estudios*: se seleccionará de la lista desplegable el plan de estudios al cual estará sujeto el nivel de estudios de la carrera, por lo que se debe especificar si estará sujeto al plan por competencias, plan nuevo o al plan anterior.
Tipo de ingreso*: se seleccionará de la lista desplegable si el ingreso del estudiante fue a través de un examen de selección, equivalencia, traslado o por movilidad según sea el caso.
Periodo de ingreso*: se seleccionará de la lista desplegable el periodo de ingreso correspondiente.
Ciclo actual*: se ingresará el número de ciclo que el estudiante estará por cursar o que está cursando según sea el caso.
Estatus*: se seleccionará el estatus de la lista desplegable que corresponda a la situación actual del estudiante.
Periodo de estatus*: se seleccionará el periodo en el estudiante adquirió el estatus.
Campus: se definirá si el estudiante será exclusivo de algún campus con los que cuenta la institución.
Calle y número: se ingresará el nombre de la calle donde reside el estudiante y el número exterior o interior correspondiente.
Colonia/Localidad: se ingresará el nombre de la colonia o localidad en la que se encuentra la residencia del estudiante.
Estado: se seleccionará de la lista desplegable el estado de la República Mexicana donde reside el estudiante.
Municipio: se ingresará el municipio o delegación donde se encuentra la residencia del estudiante.
Código postal: se ingresará el código postal correspondiente a la dirección del estudiante.
Nombre del padre o tutor: se ingresará el nombre completo del padre, madre o tutor del estudiante.
Tipo de Sangre: se ingresará el tipo de sangre del estudiante.
Teléfono de contacto: se ingresará el número de teléfono de contacto de emergencia del padre, madre o tutor.
Estado de procedencia: se seleccionará de la lista desplegable el estado de la República Mexicana de donde proviene el estudiante.
Especificar si pertenece a una comunidad indígena: se especificará si el estudiante pertenece a alguna comunidad indígena y, en caso de que lo sea, especificar cuál.
Especificar si tiene alguna discapacidad: se especificará si el estudiante tiene alguna discapacidad y, en caso de que la posea, especificar cuál.
Especificar si habla alguna lengua indígena: se especificará si el estudiante habla alguna lengua indígena y, en caso de que si, especificar cuál.
Unidad médica: se ingresará el nombre de la unidad médica o clínica a la que asiste el estudiante.
Clave médica: se ingresará la clave médica asignada al estudiante en su unidad médica.
Estado: se ingresará el estado donde se encuentra la escuela de procedencia del estudiante.
Nombre de la escuela: se ingresará el nombre completo de la escuela de procedencia del estudiante.
Año de egreso: se ingresará el año en que el estudiante egresó de la escuela de procedencia.
Promedio general: se ingresará el promedio general obtenido por el estudiante en la escuela de procedencia.
Nota: si no se cuenta con toda la información del estudiante, basta con llenar los campos obligatorios (*) de manera que la plataforma permita el registro del nuevo estudiante. Con ello, una vez que éste se ha dado de alta el estudiante, éste podrá ingresar y llenar los datos faltantes.
Una vez llenados los campos obligatorios, o bien, la totalidad de ellos con la información correspondiente, se seleccionará el botón Guardar. Con ello, la plataforma indicará si el registro del estudiante se realizo exitosamente, se le generará y mostrara dentro del mismo mensaje de éxito el NIP de acceso del estudiante a la plataforma y se le creará su perfil dentro de MindBox.
Una vez que se haya registrado el estudiante, éste podrá iniciar sesión en la plataforma utilizando su matrícula como nombre de usuario y la contraseña será el NIP generado por la plataforma.
En caso de que no se haya anotado el NIP de acceso con el cual el estudiante podrá acceder a su perfil en la plataforma, será posible reiniciarlo. Para conocer más a detalle sobre como reiniciar el NIP de acceso de los estudiantes, puedes consultar el siguiente enlace:
Para conocer más a detalle sobre como el estudiante puede ingresar a su perfil y capturar o modificar sus datos generales y personales, puedes consultar el siguiente enlace:
Para verificar que se haya realizado el registro correcto del estudiante, es posible volver al listado de estudiantes a través del botón Atrás. Con ello, se mostrará el registro del estudiante en cuestión.
Cuando se requiera eliminar el registro de un estudiante, se realizará la búsqueda del estudiante a retirar a través del formulario, o bien, navegando en el listado de estudiantes. Una vez que se tiene al estudiante en cuestión, se seleccionará el botón Acciones y posteriormente la opción Eliminar.
Es importante tener en cuenta que al eliminar un registro de estudiante, se eliminarán todos sus datos generales, sociales y académicos, sus registros de calificaciones, sus cargas académicas, registros de pago, entre otros. Además, es una acción irreversible por lo que se requiere precaución al realizar esta eliminación de registro.
Con ello, la plataforma mostrará otro formulario en el el cual se deberá ingresar la contraseña de la cuenta con la que se está realizando dicha acción. Una vez ingresada la contraseña, se seleccionará el botón Eliminar.
Esto abrirá un mensaje de confirmación de la eliminación, ya que al eliminar un registro de estudiante, se eliminarán todos sus datos generales, sociales y académicos, sus registros de calificaciones, sus cargas académicas, registros de pago, entre otros.
Si se desea continuar con la eliminación del registro del estudiante, se seleccionará el botón Aceptar. Con ello, la plataforma mostrará un mensaje indicando si se ha eliminado correctamente el registro del estudiante.
