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Reinscripciones

Proceso de reinscripción
El proceso de reinscripción es una actividad importante en las instituciones educativas, en la cual participa más de un departamento, y se tienen que realizar una serie de pasos, para que esta actividad se lleve de buena manera dentro del sistema MindBox y garantizar que los alumnos no tengan algún inconveniente en su reinscripción.
A continuación se describen los pasos necesarios para realizar el proceso de reinscripción correctamente.
Nota: Los departamentos mencionados en cada uno de los pasos siguientes, son en base al ejemplo dado en ejemplo de roles. Las acciones siguientes deberán ser realizadas por el/los usuarios con los roles correspondientes, según la asignación de roles que haya definido tu institución.

1. Activar de un nuevo periodo en el sistema

Activar un nuevo periodo en el sistema, especificando las fechas más relevantes para el funcionamiento y verifica que las retículas estén correctamente cargadas, así como los módulos de especialidad. El proceso de cómo añadir un nuevo periodo se explica a detalle en el siguiente link en el apartado de "Nuevo Periodo".
De acuerdo a los roles asignados en el ejemplo de asignación de roles, esta acción es realizada por el encargado del departamento de Servicios Escolares.

2. Crear grupos base, grupos paralelos y horarios

El proceso de crear un grupo lo podrás encontrar en el siguiente link
Para descubrir como agregar un grupo paralelo accede aquí.
De acuerdo a los roles asignados en el ejemplo de asignación de roles, esta acción es realizada por el encargado del departamento de Servicios escolares.

3. Generar orden de inscripción para el periodo activo

Generar el orden de inscripción para el periodo activo ( Estudiantes-> Inscripciones-> Orden de reinscripción ), este proceso se realiza después del cierre del periodo anterior. El orden de reinscripción le indica al alumno, en su módulo, cuándo y a qué hora puede empezar a seleccionar sus materias que llevará ese semestre.
Importante: Para evitar incidencias durante este proceso se recomienda programar los bloques en un rango de tiempo razonable, por ejemplo: de Lunes a Jueves de 9:00AM a 6:00PM. Esto les ayudará a agilizar el proceso de inscripciones y a tener un mejor control en tiempo real de los alumnos que se están inscribiendo.
Orden de reinscripción.
Publicar las fechas en las cuales se llevará el proceso de reinscripción (fechas de pago, fechas de selección de materias, fechas de alta y baja de materias, entre otras). Para realizar el orden de reinscripción es necesario llenar el formulario correspondiente que incluye los datos:
  • Periodo para reinscripciones.
  • Fecha de inicio.
  • Hora de inicio.
  • Fecha final.
  • Hora final.
  • Tipo de promedio.
  • Penalización por evaluación docente no realizada.
  • Carreras.
Una vez que se llenó el anterior formulario de da click al botón Siguiente, entonces todos los estudiantes activos elegibles para reinscribirse en el nuevo periodo serán asignados a un bloque de reinscripción al cual podrían acceder siempre y cuando tenga el pago de reinscripción registrado para el periodo correspondiente.
Mindbox realizará la asignación por orden de prioridad en bloques de tiempo iguales divididos entre los horarios hábiles dentro de las fechas seleccionadas con cantidades de alumnos balanceadas para mantener la estabilidad del sistema.
De acuerdo a los roles asignados en el ejemplo de asignación de roles, esta acción es realizada por el encargado del área/departamento de División de Estudios y/o los coordinadores de carrera.

4. Alta de docentes que serán asignados a los grupos ofertados

Comúnmente el Departamento de Recursos Humanos dará de alta, en su módulo correspondiente, a los docentes que serán asignados a los grupos ofertados.
De igual manera debe de validar que todos los datos son correctos (plazas, puestos, etc.)
Si se requiere que un docente imparta una materia por el régimen de honorarios y no se debe aparecer en la documentación oficial (horarios), y que tampoco cuente en las horas asignadas, es decir que no afecte la estructura educativa, será necesario darlo de alta con su RFC pero sustituyendo los 3 dígitos de homoclave por tres ceros (“000”), esto también permite que cualquier empleado que ya este registrado como personal y tenga asignada una plaza pueda ser contratado por honorarios para impartir clases.
Así mismo el departamento de RH también es el encargado de cambiar los estatus de los docentes, si está dado de baja, de permiso o comisión no aparecerá en el módulo del jefe académico de asignación de docentes a grupos.

5. Asignar docentes a grupos

Asignar los docentes a los grupos creados en el periodo, MindBox permite "prestar" temporalmente docentes de una carrera a otra, para que los jefes de las distintas áreas los puedan asignar a sus grupos donde apoyarán.
De acuerdo a los roles asignados en el ejemplo de asignación de roles, esta acción es realizada por el jefe del departamento académico o academia.

6. Asignar montos a pagar por semestre/grado

Generalmente el personal encargado del área de Recursos Financieros es el responsable directo de actualizar, en el sistema, los conceptos de reinscripción y las cuotas a cubrir, las cuales serán usadas para generar las referencias bancarias.

7. Definir fecha de finalización de referencias bancarias

Al igual que en el paso anterior, el personal encargado del área de Recursos Financieros determina la fecha de finalización de la referencia bancaria, la cual es generada automáticamente por el sistema y es visible en el módulo de alumnos para que realicen el pago correspondiente a la reinscripción.

8. Alta de condonaciones

Las condonaciones o prorrogas de pago regularmente son alimentadas en el sistema por personal de Recursos Financieros, esto hará que el monto de la referencia sea modificado para los alumnos que en estos casos sean beneficiados.

9. Verificar grupos

Los alumnos son los responsables de verificar en el sistema la lista de grupos y horarios ofertados para el periodo en el que se seleccionarán.

10. Verificar la referencia bancaria y realizar pago

El alumno consulta en el sistema la referencia bancaria y el monto a pagar, así como su estatus para saber si puede reinscribirse o no. Las posibles causas por las que no puede seleccionar materias son: no es la fecha y hora asignada para seleccionar sus materias, no se le ha desbloqueado el pago por parte de financieros, tiene algún bloqueo por adeudo en financieros, escolares, biblioteca o material de laboratorio.
El alumno debe realizar su pago por medio de la referencia o por el medio que el plantel le indique.

11. Dar de alta el pago y desbloquear la reinscripción

Una vez realizado el pago por parte del alumno, recursos financieros es el encargado de desbloquearle para pueda seleccionar sus materias (siempre y cuando el alumno no tenga algún otro problema, en cuyo caso el sistema se lo hará saber).

12. Seleccionar materias

El alumno está en posibilidad de seleccionar sus materias a través de MindBox.
En caso de existir problema debe acudir o hablar con su coordinador de carrera para que el realice la acción pertinente.
Si el alumno no tiene problemas puede continuar con su selección de materias y con el proceso.
En el siguiente video se muestra este proceso.

13. Autorización de empalmes, cruces, prorroga.

En ocasiones puede ser que el alumno tenga problemas con su selección de materias, lo cual requiere autorizar empalmes, autorizar créditos máximos y minimos, entro otras acciones para que el alumno continue seleccionando sus materias.

14. Terminar la selección de materias

El alumno debe terminar el proceso de selección de materias ya que si no realiza este paso solo quedará preinscrito y no parecerá en listas, por lo que tampoco se le podrá asignar calificación.

15. Imprimir carga de materias

Una vez terminado el proceso de reinscripción, el alumno puede imprimir su carga académica desde el sistema, en las fechas especificadas.

16. Sello y firma de carga de materias

Este paso es opcional según tu institución, de así requerirse es un proceso que se lleva a cabo en la misma, el la cual el alumno debe llevar su carga de materias impresa al departamento correspondiente para su sello y firma.