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Inscripciones

Proceso de inscripción
El proceso de inscripción es uno de los más importantes en las instituciones educativas, con MindBox este proceso se puede realizar en línea. En este proceso participan diferentes departamentos de tu institución y se deben seguir una serie de pasos para que el proceso de inscripción se realice de manera exitosa.
A continuación se describen los pasos necesarios para configurar correctamente el proceso de inscripción.
Nota: Los departamentos mencionados en cada uno de los pasos siguientes, son en base al ejemplo dado en ejemplo de roles. Las acciones siguientes deberán ser realizadas por el/los usuarios con los roles correspondientes, según la asignación de roles que haya definido tu institución.

1. Crear nuevo periodo

El primer paso para configurar el proceso de inscripción en MindBox será crear un nuevo periodo, para esto iremos al menú Escuela > Fechas > Periodos escolares. Para la configuración correcta de un periodo debemos definir los siguientes datos:
Datos de periodo: año, periodo del año, nombre, nombre corto, fecha de inicio, fecha de término, días de clase y si estará habilitado en búsquedas.
Datos de inscripciones: ¿Cómo deseas que paguen la inscripción los estudiantes?, ¿Desea activar las inscripciones para los administradores?, ¿Desea activar la creación de grupos para los administradores?, inicio, término y tiempo de selección de materias.
Otras fechas: inicio y término de clases, inicio y término de vacaciones regulares, inicio y término de vacaciones de semana santa.
El proceso a detalle de cómo añadir un nuevo periodo se explica en el siguiente enlace:
De acuerdo a los roles asignados en el ejemplo de asignación de roles, esta acción es realizada por el encargado del departamento de Servicios Escolares.

2. Crear grupos base, grupos paralelos y horarios

En este paso será necesario crear los grupos base y grupos paralelos(si se requiere), así como los horarios de esos grupos que serán ofertados en el periodo especificado.
El proceso de crear un grupo lo podrás encontrar en el siguiente link .
Para descubrir como agregar un grupo paralelo accede aquí.
De acuerdo a los roles asignados en el ejemplo de asignación de roles, esta acción es realizada por el encargado del departamento de Servicios escolares.

3. Generar orden de inscripción por bloques para el periodo activo.

Generar el orden de inscripción para el periodo activo ( Estudiantes-> Inscripciones-> Orden de inscripción ), este proceso se realiza después del cierre del periodo anterior. El orden de inscripción le indica al alumno, en su módulo, cuándo y a qué hora puede empezar a seleccionar las materias que llevará ese semestre.
Importante: Para evitar incidencias durante este proceso se recomienda programar los bloques en un rango de tiempo razonable, por ejemplo: de Lunes a Jueves de 9:00AM a 6:00PM. Esto les ayudará a agilizar el proceso de inscripciones y a tener un mejor control en tiempo real de los alumnos que se están inscribiendo.
Te recordamos que de acuerdo a la cantidad de estudiantes con los que cuenta tu institución podrás programar hasta cierto límites de estudiantes por hora. En seguida podrás ver cuál es el máximo de estudiantes que tu institución podrá inscribir por hora de acuerdo a la cantidad de estudiantes con los que cuenta.
Matrícula
Límite de estudiantes que se pueden inscribir por hora
Más de 6000 estudiantes
Podrá programar como máximo 200 estudiantes por hora.
De 4000 a 6000 estudiantes
Podrá programar como máximo 180 estudiantes por hora.
De 2000 a 4000 estudiantes
Podrá programar como máximo 150 estudiantes por hora.
Menos de 2000 estudiantes
Podrá programar como máximo 120 estudiantes por hora.
Es importante que sepas que el número máximo de estudiantes que se pueden inscribir por hora, considera todas las carreras, es decir que no importa si combinas estudiantes de dos o más carreras, la suma de estos no podrá superar la cantidad límite establecida en los rangos anteriormente mencionados.
Publicar las fechas en las cuales se llevará el proceso de reinscripción (fechas de pago, fechas de selección de materias, fechas de alta y baja de materias, entre otras). Para realizar el orden de inscripción es necesario llenar el formulario correspondiente a la asignación de fecha y hora para que los estudiantes entren a la plataforma y realicen su selección de materias por su cuenta, para ello se deben llenar los siguientes datos:
  • Periodo para inscripciones.
  • Fecha de inicio: Fecha de inicio de selección de materias.
  • Fecha final: Fecha de término de selección de materias.
  • Hora del bloque de inicio: Hora de inicio de selección de materias
  • Hora del bloque final: Hora de término de selección de materias
  • Ordenar por tipo de promedio: Indica el tipo de promedio por el cual serán ordenados para la selección ya sea del semestre inmediato anterior o aritmético de la carrera.
  • Penalización por evaluación docente no realizada: Podemos elegir que los estudiantes que no realizaron la evaluación van a recibir o no alguna penalización en el orden en el que se van a inscribir, aquellos que estén penalizados se irán al final de la lista de los programados para inscribirse.
  • Desea programar los pagos.
El botón Mostrar carreras programables nos despliega un recuadro con las el detalle de las carreras disponibles para programar, con el detalle de los alumnos programables dentro de las fechas definidas en el formulario anterior, nos muestra los alumnos que no están programados y los que ya se encuentran programados.
Carreras programables.
Una vez que se llenó el anterior formulario de da click al botón Programar, entonces todos los estudiantes activos elegibles para inscribirse en el nuevo periodo serán asignados a un bloque de reinscripción al cual podrían acceder siempre y cuando tenga el pago de reinscripción registrado para el periodo correspondiente, estos bloques tienen una separación de una hora por lo que el sistema va a dividir el total de los estudiantes de las carreras seleccionadas entre el número de bloques generados y asignará a cada estudiante un bloque de acuerdo al promedio elegido.
Bloques de reinscripción.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo MindBox simplifica el proceso de reinscripción con esta guía paso a paso. En este video, te mostramos cómo inscribir estudiantes por bloques y seleccionar materias en MindBox de manera sencilla y eficiente. Asegúrate de que tu escuela esté al día con la tecnología educativa moderna y prueba nuestro sistema de gestión escolar hoy mismo.
Es decir los estudiantes con mejor promedio estarán al inicio de la selección de materias y los de peor promedio al final, al hacer esto también se generará la orden de pago de todos los alumnos programados, en este punto los estudiantes podrían ver su orden de pago en su perfil y el administrador también lo puede verificar en el menú Pagos-> Registro-> Todos los pagos y filtrando por el periodo escolar y como último pago el estudiante deberá realizar su pago correspondiente y el departamento de la institución competente realice el registro del mismo.
Pagos generados por orden de reinscripción por bloque.
Al dar click al botón Limpiar realizaremos el borrado de todos los bloques programados para poder volver a realizar la programación por bloques desde cero en caso de haber algún cambio.
Mindbox realizará la asignación por orden de prioridad en bloques de tiempo iguales divididos entre los horarios hábiles dentro de las fechas seleccionadas con cantidades de alumnos balanceadas para mantener la estabilidad del sistema.
De acuerdo a los roles asignados en el ejemplo de asignación de roles, esta acción es realizada por el encargado del área/departamento de División de Estudios y/o los coordinadores de carrera.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos cómo generar paso a paso las órdenes de inscripción para los alumnos. Comenzaremos con una introducción a la plataforma y a las diferentes opciones disponibles en la página de inscripción.

4. Alta de docentes que serán asignados a los grupos ofertados

Comúnmente el Departamento de Recursos Humanos dará de alta, en su módulo correspondiente, a los docentes que serán asignados a los grupos ofertados.
De igual manera debe de validar que todos los datos son correctos (plazas, puestos, etc.)
Si se requiere que un docente imparta una materia por el régimen de honorarios y no se debe aparecer en la documentación oficial (horarios), y que tampoco cuente en las horas asignadas, es decir que no afecte la estructura educativa, será necesario darlo de alta con su RFC pero sustituyendo los 3 dígitos de homoclave por tres ceros (“000”), esto también permite que cualquier empleado que ya este registrado como personal y tenga asignada una plaza pueda ser contratado por honorarios para impartir clases.
Así mismo el departamento de RH también es el encargado de cambiar los estatus de los docentes, si está dado de baja, de permiso o comisión no aparecerá en el módulo del jefe académico de asignación de docentes a grupos.

5. Asignar docentes a grupos

Asignar los docentes a los grupos creados en el periodo, MindBox permite "prestar" temporalmente docentes de una carrera a otra, para que los jefes de las distintas áreas los puedan asignar a sus grupos donde apoyarán.
De acuerdo a los roles asignados en el ejemplo de asignación de roles, esta acción es realizada por el jefe del departamento académico o academia.

6. Asignar montos a pagar por semestre/grado

Generalmente el personal encargado del área de Recursos Financieros es el responsable directo de actualizar, en el sistema, los conceptos de reinscripción y las cuotas a cubrir, las cuales serán usadas para generar las referencias bancarias.

7. Definir fecha de finalización de referencias bancarias

Al igual que en el paso anterior, el personal encargado del área de Recursos Financieros determina la fecha de finalización de la referencia bancaria, la cual es generada automáticamente por el sistema y es visible en el módulo de Pagos Fechas de inscripciones.

8. Alta de condonaciones

Las condonaciones o prórrogas de pago regularmente son alimentadas en el sistema por personal de Recursos Financieros, esto hará que el monto de la referencia sea modificado para los alumnos que en estos casos sean beneficiados.

9. Verificar grupos

Los alumnos son los responsables de verificar en el sistema la lista de grupos y horarios ofertados para el periodo en el que se seleccionarán.

10. Verificar la referencia bancaria y realizar pago

El alumno consulta en el sistema la referencia bancaria y el monto a pagar, así como su estatus para saber si puede reinscribirse o no. Las posibles causas por las que no puede seleccionar materias son: no es la fecha y hora asignada para seleccionar sus materias, no se le ha desbloqueado el pago por parte de financieros, tiene algún bloqueo por adeudo en financieros, escolares, biblioteca o material de laboratorio.
El alumno debe realizar su pago por medio de la referencia o por el medio que el plantel le indique.

11. Dar de alta el pago y desbloquear la reinscripción

Una vez realizado el pago por parte del alumno, recursos financieros es el encargado de desbloquearle para pueda seleccionar sus materias (siempre y cuando el alumno no tenga algún otro problema, en cuyo caso el sistema se lo hará saber).

12. Seleccionar materias

El alumno está en posibilidad de seleccionar sus materias a través de MindBox.
En caso de existir problema debe acudir o hablar con su coordinador de carrera para que el realice la acción pertinente.
Si el alumno no tiene problemas puede continuar con su selección de materias y con el proceso.
En seguida te compartimos un video tutorial donde te mostraremos el proceso de reinscripción, para que puedas elegir las materias que mejor se adapten a tus necesidades académicas. Con MindBox, podrás personalizar tu horario y elegir las clases que te interesan, todo en un solo lugar.

13. Autorización de empalmes, cruces, prórroga.

En ocasiones puede ser que el alumno tenga problemas con su selección de materias, lo cual requiere autorizar empalmes, autorizar créditos máximos y mínimos, entre otras acciones para que el alumno continúe seleccionando sus materias.

14. Terminar la selección de materias

El alumno debe terminar el proceso de selección de materias ya que si no realiza este paso solo quedará preinscrito y no parecerá en listas, por lo que tampoco se le podrá asignar calificación.

15. Imprimir carga de materias

Una vez terminado el proceso de reinscripción, el alumno puede imprimir su carga académica desde el sistema, en las fechas especificadas.

16. Sello y firma de carga de materias

Este paso es opcional según tu institución, de así requerirse es un proceso que se lleva a cabo en la misma, el la cual el alumno debe llevar su carga de materias impresa al departamento correspondiente para su sello y firma.