Generación de matrícula
Generación de matrícula o número de control.
Para que un aspirante se convierta en estudiante es necesario asignarle una matrícula, la cual lo identificará como estudiantes de la institución, permitiéndole también acceder a la plataforma a su propio perfil de estudiante.
Si deseas conocer el proceso completo de nuevo ingreso en MindBox visita Nuevo Ingreso.
MindBox automatiza y simplifica la generación de matrículas, basta con configurar unos cuantos datos y las matrículas se generarán automáticamente para los aspirantes aceptados.
Para generar las martrículas de los aspirantes aceptados debemos ir al menú Aspirantes > Proceso de Ingreso > Generar matrícula.
En esta pantalla nos aparecerá un formulario que nos permitirá filtrar a los aspirantes a los que generaremos una matrícula, en este debemos especificar los siguientes campos:
Periodo: el periodo de ingreso de los nuevos estudiantes.
Carrera: carrera para la cual se llevará a cabo la generación de matrículas, MindBox te permite generar matrículas por cada una de las carreras ofertadas por la institución o bien para todas ellas.
Indicador de año: este campos se llenará automáticamente y corresponde al año del periodo seleccionado.
Indicador de escuela: este campo se llenará automáticamente y corresponde al valor capturado en Datos de la escuela.
También podemos ordenar los resultados por número de solicitud, nombre del aspirante aceptado o carrera.
Daremos clic en el botón Filtrar, lo que nos mostrará un listado de los aspirantes aceptados correspondientes al periodo, carrera, año e indicador de la escuela seleccionados.
Además nos aparecerá un nuevo formulario que nos permitirá configurar cada una de las partes que conformarán la matrícula.
En el formulario de configuración de matrícula podremos observar cual fue el último número de matrícula generado para los filtros aplicados, ese valor nos servirá como referencia para la generación de las nuevas matrículas. En dicho formulario es necesario llenar los siguientes datos:
Periodo de ingreso: periodo al cual ingresarán los nuevos estudiantes a los que se les generará la matrícula.
Plan de estudios: tenemos 3 opciones para este campo: plan por competencias, plan nuevo o plan anterior. Debemos tener especial cuidado al elegir el plan de estudios ya que debemos asegurarnos de elegir el plan de estudios correspondiente al tipo de evaluación.
Campus: campus de la institución al cual se le generarán los números de matrícula.
Letra inicial: letra que aparecerá al inicio de las matrículas generadas, esta se puede usar para diferenciar campus, niveles o planes de estudio. Por ejemplo de podría usar una M para indicar si las matrículas generadas corresponden al nivel de Maestría.
Indicador del año: número de 2 dígitos correspondientes al periodo en el cual ingresan los nuevos estudiantes. Por ejemplo si el año en el que ingresan es 2023, se deberá usar 23.
Indicador de escuela: este valor se obtiene de la configuración realizada en Datos de la escuela.
Número consecutivo: MindBox permite definir el número consecutivo a partir del cual se generarán los nuevos números de matrícula, por default se tendrá el número consecutivo siguiente a la última matrícula generada, en caso de no habaer generado alguna matrícula aún el valor por default será 1, el valor máximo que se podrá indicar en este campo es de 9999.
De esta forma las nuevas matrículas tendrán la siguiente estructura:
Matrícula = Letra inicial + indicador de año + indicador de escuela + número consecutivo
Para generar y asignar las matrículas a los aspirantes aceptados que tenemos en el listado obtenido, debemos centrarnos en la última columna de la tabla, en la cual podemos ver una casilla, dicha casilla nos permitirá seleccionar a qué aspirantes se les asignará una matrícula. Podemos seleccionar de uno en uno, o activar la casilla de la cabecera, con lo que se seleccionarán automáticamente todos los aspirantes visibles.
Al activar la casilla de la cabecera solo se seleccionarán los aspirantes visibles, así que debemos activar esta casilla por cada una de las páginas en caso de que se quieran seleccionar todos los aspirantes.
Una vez seleccionados los aspirantes a los que les asignaremos matrículas, daremos clic en el botón Generar del formulario de configuración de matrícula, de esta forma la plataforma generará y asignará las nuevas matrículas a los aspirantes seleccionados y nos mostrará la lista de los ahora estudiantes y sus matrículas correspondientes.
La nueva tabla que aparece nos mostrará el número de solicitud, la matrícula, el NIP de acceso a MindBox, el nombre del ahora estudiante, su correo electrónico y su número de teléfono.
Importante: aquí es muy importante almacenar la lista con la matrícula y NIP de cada uno de los estudiantes, ya que no tendremos manera de consultarlos nuevamente.
Una vez realizada la generación y asignación de matrículas, los aspirantes formarán parte de la matrícula de estudiantes de la institución.
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