MindBox Docs
Módulo de documentos dinámicos de MindBox
Última actualización
Módulo de documentos dinámicos de MindBox
Última actualización
El módulo de documentos dinámicos MindBox Docs permite generar documentos personalizados basados en plantillas adaptadas a las necesidades de tu institución. Este módulo ofrece la flexibilidad de crear cualquier tipo de documento, ya sea relacionado con los estudiantes, aspirantes o el personal administrativo. Gracias a su versatilidad, podrás gestionar y emitir documentos oficiales de manera rápida y eficiente, ajustándolos a los requerimientos específicos de cada área o persona.
Para generar un documento personalizado a tus necesidades, es fundamental conocer las variables dinámicas disponibles en MindBox, así como el proceso de diseño y carga de la plantilla en la plataforma. Esto asegura que los documentos se adapten correctamente a las necesidades de la institución y que se puedan generar de manera eficiente dentro de la plataforma.
El uso de MindBox Docs ofrece numerosos beneficios para la gestión institucional.
Permite generar documentos 100% personalizados, de forma que se pueden incluir los siguientes elementos en las plantillas:
Encabezado
Pie de página
Marcas de agua
Contenido del documento
Referencias a la norma
etc.
Al aprovechar plantillas predefinidas y variables dinámicas, se eliminan los errores manuales, se agiliza la creación de documentos como constancias, certificados y reportes, y se adapta la información a cada estudiante, aspirante o empleado en tiempo real.
Brinda la posibilidad de descargar y editar el documento generado, en caso de que se requiera antes de su impresión.
La flexibilidad de los documentos dinámicos facilita la personalización según las necesidades de la institución, mejorando la productividad y garantizando una gestión más ágil y precisa.
Permite la creación de plantillas nuevas y no incluidas en las constancias en la versión estándar de MindBox.
Optimiza la gestión institucional, como la posibilidad de generar documentos con diseños específicos para distintos años, como 2019, 2020, 2021, 2022, entre otros, adaptándose a los cambios institucionales y requerimientos de cada ciclo.
Permite la administración personalizada de plantillas por usuario, lo que brinda mayor control y flexibilidad al asignar permisos para la creación y modificación de documentos según las necesidades de cada área o persona.
En esta sección de preguntas frecuentes sobre el uso de MindBox Docs, encontrarás respuestas a las dudas más comunes sobre cómo generar, personalizar y gestionar plantillas de documentos.
¿Cuántos documentos puedo generar o descargar en el módulo de MindBox Docs?
No hay límite en la cantidad de documentos que puedes generar o descargar en el módulo de documentos dinámicos; puedes hacerlo de manera ilimitada.
¿Cuántos plantillas puedo crear y cargar en el módulo de MindBox Docs?
La plataforma permite crear y cargar un número ilimitado de plantillas, brindando total flexibilidad para adaptarlas a las necesidades de tu institución.
¿Puedo usar las plantillas que otro usuario creó desde su cuenta?
No, las plantillas creadas son accesibles solo para el usuario que las generó. Si deseas utilizar una plantilla creada por otro usuario, él deberá descargarla desde su cuenta y tú deberás cargarla en la tuya a través del formulario de carga de plantillas.
¿Qué datos se pueden llenar en automático al generar un documento?
Los datos que se completan automáticamente son aquellos correspondientes a las variables incluidas en la plantilla. Estas variables se reemplazarán con su valor almacenado en la base de datos de la institución. Si no se encuentra el valor correspondiente en la base de datos, la variable no se imprimirá en el documento generado.
¿Qué pasa si la variable que requiero no se encuentra en el catálogo de variables?
Si la variable que necesitas no se encuentra en el catálogo de variables, deberás ponerte en contacto con el soporte a través del correo correspondiente. La solicitud será evaluada para determinar si es posible agregar dicha variable a la biblioteca.
Mientras se evalúa la inclusión de la variable, una solución temporal es ingresar manualmente el valor requerido al momento de generar el documento. Esto permite seguir utilizando la plantilla sin interrupciones, asegurando que la información necesaria esté presente en el documento final.
